Was ist n8n? Einfach erklärt für Selbstständige

Du hast den Namen n8n gehört, vielleicht in einem Video oder von einem Bekannten, und willst wissen: Was ist das genau, und ist es etwas für mich als Selbstständige oder Selbstständiger? Kurze Antwort: n8n ist ein Werkzeug, mit dem du Abläufe zwischen deinen Programmen aus Bausteinen zusammensetzt, damit sie von allein laufen. Es ist mächtig, aber kein Selbstläufer.

Hier steht, wie das funktioniert, was es kostet, was die Lizenz erlaubt und wann n8n nicht zu dir passt. Die Preise und Grenzen von n8n kommen von den Seiten von n8n, alle übrigen Zahlen nennen ihre eigene Quelle, und alle haben ein Stand-Datum.

n8n in einem Satz

n8n beschreibt sich selbst in seiner Dokumentation als „fair-code licensed workflow automation tool that combines AI features with business process automation“. Auf Deutsch: ein Werkzeug, das Arbeitsabläufe automatisiert und dabei auch KI-Funktionen mitbringt. „Fair-code“ erklären wir weiter unten bei der Lizenz.

Ein Workflow ist der Fachbegriff für einen solchen Ablauf: eine Kette von Schritten, die wie eine kleine Fließbandstraße nacheinander abläuft. Wir sagen auf dieser Seite meist „Ablauf“.

Zum Umfang sagt die n8n-Startseite: „500+ native integrations“. Eine Integration ist eine eingebaute Anbindung an ein anderes Programm. Was das konkret für deine Programme heißt, musst du prüfen. Ein Beispiel aus unserer Recherche: Für Lexware Office und sevdesk fanden wir am 9.11.2026 keinen offiziellen n8n-Baustein, dazu unten mehr.

Wie ein Ablauf aufgebaut ist

Jeder Ablauf besteht aus drei Dingen. Wir erklären sie an einer unserer Vorlagen, dem Ablauf Kundenanfragen im Postfach sortieren.

1. Der Auslöser. Das ist der Baustein, der den Ablauf startet. n8n nennt ihn „Trigger node“. Jeder Ablauf im Dauerbetrieb braucht mindestens einen. In unserem Beispiel ist es: „Neue E-Mail im Postfach“. Andere Auslöser sind ein Zeitplan („jeden Montag“), ein ausgefülltes Formular oder ein Aufruf von außen.

2. Die Knoten. Ein Knoten ist ein einzelner Baustein: einer holt Daten, einer rechnet, einer verzweigt, einer sendet etwas. Die Knoten werden mit Linien verbunden, und die Daten wandern von links nach rechts durch. In unserer Vorlage passiert Folgendes:

1. Neue Mails werden aus deinem Postfach geholt (per IMAP, dem üblichen Weg, wie Programme ein Postfach auslesen).
2. Ein Baustein vergibt Punkte nach Stichwörtern. Der Betreff zählt doppelt. Das kostet nichts und braucht keine KI.
3. Unklare Mails kann optional eine KI einordnen. Beim Import ist dieser Schritt ausgeschaltet.
4. Ein Verteiler schickt jede Mail in ihre Spur: Anfragen und Terminfragen melden sich bei dir, Rechnungen bei der Buchhaltung, Werbung bleibt liegen.

Für den Zugriff auf dein Postfach braucht n8n Zugangsdaten. Die legst du einmal getrennt vom Ablauf an. In der n8n-Doku heißen sie „Credentials“: Sie speichern Angaben wie Benutzername und Passwort oder einen API-Schlüssel. Ein API ist die Schnittstelle, über die Programme miteinander reden, ein API-Schlüssel ist dein Passwort dafür.

3. Die Ausführung. Jeder einzelne Lauf eines Ablaufs heißt Ausführung. Kommt eine Mail an und der Ablauf läuft, ist das eine Ausführung. Das ist wichtig, weil n8n Cloud nach Ausführungen abrechnet. Bei der Zählung gilt laut n8n: Die Zahl der Schritte spielt keine Rolle, und Läufe, die du im Editor von Hand startest, zählen nicht.

Ablauf als Text lesen

1. Test: Start per Klick (Start per Klick (Test)): Startet den Ablauf von Hand, zum Testen mit den Beispieldaten.
2. Neue E-Mail im Postfach (Auslöser: E-Mail (IMAP)): Holt neue, ungelesene Mails per IMAP und markiert abgeholte Mails als gelesen.
3. Testdaten: 6 Beispiel-Mails (Code): Sechs erfundene Mails zum Ausprobieren. Ersetzt beim echten Betrieb nichts.
4. Nach Stichwörtern einordnen (Code): Vergibt Punkte je Kategorie anhand von Stichwörtern. Läuft ohne KI und ohne Kosten.
5. Unklar? (Wenn … dann): Mails ohne eindeutiges Ergebnis gehen zur KI, alle anderen direkt weiter.
6. KI ordnet unklare Mails ein (HTTP-Anfrage, beim Import ausgeschaltet): Optional, beim Import ausgeschaltet. Braucht einen Anthropic-API-Schlüssel (Zugang "Header Auth", Name x-api-key). Ausgeschaltet gehen unklare Mails unverändert weiter.
7. KI-Ergebnis übernehmen (Code): Liest die Antwort der KI. Ist der KI-Schritt ausgeschaltet, landet die Mail unter "Sonstiges".
8. Nach Kategorie verteilen (Verzweigung): Schickt jede Mail in den passenden Zweig.
9. Anfrage: Nachricht an dich (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Benachrichtigt dich über neue Anfragen, dringende mit Kennzeichen im Betreff. Beim Import ausgeschaltet.
10. Rechnung: Hinweis an Buchhaltung (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Gibt der Buchhaltung Bescheid. Beim Import ausgeschaltet.
11. Termin: Nachricht an dich (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Erinnert dich an Terminfragen. Beim Import ausgeschaltet.
12. Werbung: nichts tun (Ende): Werbung bleibt einfach liegen.
13. Sonstiges: später ansehen (Ende): Alles andere schaust du selbst an.

Was wir davon ausgeführt haben

Wir haben diesen Ablauf mit n8n 2.46.7 über die Kommandozeile ausgeführt, ohne Konto und ohne den Editor im Browser zu öffnen. Deshalb zeigen wir dir die Grafik oben statt Bildschirmfotos. Als Testdaten dienten sechs erfundene Mails. Das Ergebnis laut Testbericht: Der Ablauf lief ohne Fehler durch, zwei Mails landeten bei „Anfrage“, je eine bei „Rechnung“, „Termin“ und „Werbung“, eine unter „Sonstiges“.

Nicht ausgeführt haben wir den Abruf aus einem echten Postfach, den Versand der Benachrichtigungen und den KI-Schritt. Diese Teile sind nach der Doku gebaut, aber nicht gegen echte Dienste gelaufen.

Cloud oder selbst hosten?

Es gibt zwei Wege, n8n zu betreiben:

• Cloud: n8n betreibt die Software für dich. Du meldest dich an und baust. Laut n8n liegen die Daten bei den gehosteten Tarifen in der EU, auf Servern in Frankfurt. Den Einstieg machst du mit n8n Cloud.
• Selbst hosten: Du installierst n8n auf einem eigenen Server oder Rechner. „Selbst hosten“ heißt: Du betreibst die Software selbst und stellst die Infrastruktur, also den Server. Die Wartung liegt laut n8n-Doku bei dir. Dazu gehören aus unserer Sicht Updates, Sicherungen und Sicherheit. Wer keine technische Erfahrung hat oder keine Infrastruktur verwalten will, dem empfiehlt die n8n-Doku die Cloud; Selbst-Hosting empfiehlt sie, wenn du volle Kontrolle über die Installation brauchst. Zur Verteilung sagt n8n außerdem, dass n8n ab Version 3.0 nur noch als Docker-Paket verteilt wird (Docker ist eine Art Verpackung für Programme, die sich auf einem Server leicht starten lässt).

Die ausführliche Rechnung mit Server, Sicherung und Zeitaufwand steht in n8n selbst hosten oder Cloud. Unser Grundsatz: zum Ausprobieren Cloud-Test oder eigener Rechner, für den Dauerbetrieb Cloud, solange du nicht sicher mit Servern umgehst.

Was kostet n8n?

Die Software selbst kostet beim Selbst-Hosten nichts: Die Community Edition ist laut n8n-Doku kostenlos. Für die Cloud gilt diese Preisliste:

n8n-Tarife im Überblick (Stand 9.11.2026)

Tarif	Pro Monat, Jahreszahlung	Pro Monat, Monatszahlung	Ausführungen pro Monat	Grenzen
Cloud Starter	20 €	24 €	2.500	5 gleichzeitig, höchstens 5 Minuten je Lauf, 1 geteiltes Projekt
Cloud Pro (Stufe 10K)	50 €	60 €	10.000	20 gleichzeitig, höchstens 40 Minuten je Lauf, 3 geteilte Projekte
Business	667 € (Stufe 40K)	800 € (Stufe 40K)	40.000	nur selbst gehostet, für Firmen unter 100 Mitarbeitern
Community Edition (selbst hosten)	0 €	0 €	kein Kontingent genannt	Server und Pflege zahlst und machst du selbst

Gerechnet wird nach Ausführungen, nicht nach Schritten. Ein Ablauf mit zehn Schritten zählt als eine Ausführung. Bei Zeitplänen zählt jedes Auslösen. Bei Auslösern, die regelmäßig nachsehen, ob es etwas Neues gibt, zählt laut Doku nur der Lauf, bei dem tatsächlich neue Daten gefunden werden.

Der Cloud-Test dauert 14 Tage, braucht keine Kreditkarte und hat Grenzen: 1.000 Ausführungen und 180 Sekunden Zeitlimit je Lauf. Endet er ohne Tarif, wird deine Instanz gelöscht, du hast 90 Tage, deine Abläufe herunterzuladen.

Was eine bestimmte Vorlage bei dir kosten würde, rechnet dir der Kostenrechner vor, die Gesamtsicht steht in Was kostet Automatisierung. Zum Vergleich mit anderen Werkzeugen: Make oder n8n und n8n gegen Zapier.

Die Lizenz in einfachen Worten

n8n steht unter der Sustainable Use License. Das ist n8ns eigene „fair-code“-Lizenz, so nennt n8n sie selbst in der Doku: Der Quelltext liegt offen auf GitHub, aber die Nutzung ist an Regeln gebunden. Laut Lizenztext darfst du n8n für eigene interne Geschäftszwecke oder für nicht-kommerzielle und private Zwecke nutzen und verändern. Weitergeben darfst du es nur unentgeltlich und nicht-kommerziell, und die Lizenz- und Urheberhinweise müssen bleiben.

Aus der Lizenz-FAQ von n8n:

• Erlaubt: n8n für dein eigenes Geschäft nutzen. Abläufe für Kunden auf deiner eigenen Instanz bauen, solange die Kunden sie nicht selbst anlegen oder ändern können. Kunden Einrichtung, Wartung, Schulung und Beratung berechnen. Mehrere eigene Instanzen betreiben.
• Nicht erlaubt: n8n als Dienst hosten, in dem Kunden selbst Abläufe bauen. n8n forken und als eigenes Automatisierungsprodukt anbieten. Funktionen mit Lizenzschlüssel ohne Enterprise-Lizenz nutzen.

Für die meisten Selbstständigen heißt das: Eigene Abläufe und Abläufe für Kunden, die diese nicht selbst bearbeiten, sind in Ordnung. Das ist unsere Einordnung der Lizenz-FAQ und keine Rechtsberatung. Wenn du n8n in ein Produkt einbauen willst, lies den Lizenztext oder frag eine Fachperson.

Was n8n nicht ist

Damit du dich nicht falsch entscheidest, die ehrlichen Grenzen:

• Kein Programm ohne Einarbeitung. Du baust oder importierst Abläufe und passt sie an. Unsere Vorlagen nehmen dir den Anfang ab, aber Zugangsdaten eintragen und die Ergebnisse prüfen musst du selbst.
• Kein Selbstläufer beim Selbst-Hosten. Infrastruktur und Wartung liegen bei dir, das schreibt auch n8n selbst. Dazu gehören aus unserer Sicht Updates, Sicherungen und Sicherheit.
• Kein Ersatz für eingebaute Verbindungen. Wenn deine Programme schon eine Funktion mitbringen, die dasselbe tut, brauchst du n8n nicht dafür. Es lohnt sich dort, wo mehrere Programme zusammenspielen sollen.
• Nicht für jedes deutsche Programm ein fertiger Baustein. Für Lexware Office und sevdesk fanden wir am 9.11.2026 keinen offiziellen n8n-Baustein. Dort geht es über den allgemeinen Baustein „HTTP Request“, der die Schnittstelle des Programms direkt anspricht. Außerdem gibt es die Schnittstelle von Lexware Office laut der Preisseite von Lexware nur im Tarif XL (Stand 9.11.2026): In der Vergleichstabelle ist die „Public API“ nur dort angehakt. Es gibt Zusatzbausteine von Dritten („Community-Knoten“). Laut n8n installierst du damit ungeprüften Code aus einer öffentlichen Quelle in deine Instanz, und solche Bausteine haben Zugriff auf die Daten in deinen Abläufen. Überlege dir das gut.
• Kein Rechtsrat zum Datenschutz. n8n bietet laut eigener Seite einen Auftragsverarbeitungsvertrag zum Unterschreiben an, den du bei Kundendaten brauchst. Ob Hetzner einen anbietet, haben wir nicht geprüft. Kläre das vor dem Start.
• Kein Dienst, in dem deine Kunden selbst Abläufe bauen. Das erlaubt die Lizenz nicht, siehe oben.

n8n und KI

n8n wirbt damit, KI-Funktionen und Automatisierung zu verbinden. Laut Doku lassen sich Chat-Modelle von Anbietern wie OpenAI, Anthropic und Google anbinden. Die Doku nennt diese als Beispiele, weitere sind möglich. Dazu gibt es einen Baustein „Text Classifier“, der Einträge mit einem KI-Modell nach selbst festgelegten Kategorien sortiert, zum Beispiel Mails in „Anfrage“ oder „Rechnung“.

Was wir davon selbst gebaut haben: In unserer Vorlage zum Mail-Sortieren steckt ein optionaler KI-Schritt für unklare Mails, über die Schnittstelle von Anthropic. Er ist beim Import ausgeschaltet und wurde von uns nicht ausgeführt. Der Stichwort-Teil davor kommt ohne KI aus.

Zwei Dinge solltest du wissen:

• Es kostet wenig, aber nicht nichts. Unsere Rechnung mit dem Preis von Claude Haiku 5.5 (0,10 US-Dollar für eine Million Eingabe-Token, 0,50 für Ausgabe-Token) und der Annahme von 800 Eingabe- und 100 Ausgabe-Token je Mail ergibt etwa 0,13 US-Dollar für 1.000 Mails. Das ist eine Annahme, keine Messung. Ob das Modell vor der Antwort „mitdenkt“ und ob solche Denk-Schritte als Ausgabe zählen und die Kosten erhöhen, haben wir nicht geklärt.
• Der Mailtext verlässt dein System. Bei einem KI-Schritt schickt der Ablauf Text an den KI-Anbieter. Kläre vorher den Datenschutz, besonders bei Kundenmails.

So fängst du an

1. Lies die erste Automatisierung in 30 Minuten. Sie führt dich durch einen kleinen Ablauf: Kontaktformular mit Eingangsbestätigung.
2. Stöbere in der Vorlagen-Bibliothek. Dort liegen unsere Abläufe zum Herunterladen, jeweils mit Hinweis, was wir ausgeführt haben und was nicht. Für den Einstieg eignet sich das Kontaktformular mit Eingangsbestätigung.
3. Rechne mit dem Kostenrechner, welcher Tarif zu deiner Menge passt, bevor du irgendetwas bezahlst.

Ehrlich dazu: Im Moment verdienen wir an keinem Link. Treten wir später dem Partnerprogramm von n8n bei, bekämen wir für Cloud-Abos eine Provision, beim Selbst-Hosten nichts. Wir empfehlen Selbst-Hosten trotzdem, wo es besser passt.

Was wir nicht wissen

• Ob die n8n-Preise netto oder brutto gemeint sind: Die Preisseite sagt es nicht, die Partnerseite von n8n spricht von Zahlung inklusive Steuern.
• Ob Abläufe bei Starter oder Pro am Limit weiterlaufen. Der Hinweistext der Preisseite sagt allgemein „Your workflows keep running.“ (Deine Abläufe laufen weiter.) und danach, dass Starter und Pro gedeckelt sind und keine Mehrkosten haben. Ob der erste Satz auch für Starter und Pro gilt, sagt die Seite nicht eindeutig.
• Wie deine eigenen Programme und Mengen zu den Grenzen eines Tarifs passen. Das rechnet der Kostenrechner mit deinen Angaben.

Preise und Funktionen ändern sich. Prüfe sie vor einer Bestellung.