Die erste Automatisierung in 30 Minuten: Anleitung für Nicht-Techniker

Jemand schreibt dir über deine Website, und die Antwort dauert zwei Tage, weil du unterwegs bist. Der Kunde weiß nicht, ob seine Nachricht überhaupt angekommen ist. Mit einer kleinen Automatisierung bekommt er sofort eine Bestätigung, und du bekommst die Anfrage per E-Mail.

Das ist ein guter erster Ablauf: kurz, ungefährlich und sofort nützlich. Wir haben ihn für dich gebaut. Du lädst eine Datei herunter, lädst sie in n8n und trägst deine Mail-Daten ein.

Was der Ablauf tut

Ablauf als Text lesen

1. Test: Start per Klick (Start per Klick (Test)): Startet den Ablauf von Hand, zum Testen mit den Beispieldaten.
2. Kontaktformular (Auslöser: Formular): Ein Formular, das n8n selbst bereitstellt. Keine eigene Website nötig.
3. Testdaten: 2 Anfragen (Code): Zwei erfundene Einsendungen zum Ausprobieren.
4. Antworten vorbereiten (Felder setzen): Schreibt die Texte für beide E-Mails. Hier passt du die Formulierungen an.
5. Bestätigung an Kunden senden (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Bestätigt dem Kunden den Eingang. Beim Import ausgeschaltet.
6. Info an dich senden (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Schickt dir die Anfrage. Beim Import ausgeschaltet.

1. Kontaktformular: n8n stellt ein Formular mit den Feldern Name, E-Mail, Telefon und Anliegen bereit. Du brauchst dafür keine eigene Website.
2. Antworten vorbereiten: Aus der Einsendung entstehen die Texte für beide E-Mails. Hier passt du die Formulierungen an.
3. Bestätigung an Kunden senden: Die Person bekommt eine Mail mit ihrem eigenen Text, damit sie sieht, was angekommen ist.
4. Info an dich senden: Du bekommst Name, E-Mail, Telefon und Nachricht in einer Mail. Ist keine Telefonnummer angegeben, steht ein Strich.

Daneben gibt es einen zweiten Weg zum Ausprobieren: Test: Start per Klick. Er füllt den Ablauf mit zwei erfundenen Anfragen, ohne dass du ein Formular ausfüllen musst. Beide E-Mail-Knoten sind beim Import ausgeschaltet, damit beim Ausprobieren nichts verschickt wird.

In der Datei stehen keine Zugangsdaten. Die trägst du selbst ein.

Was du brauchst

• n8n. Entweder die Cloud oder eine Installation auf deinem Rechner (siehe Schritt 1).
• Einen Mail-Zugang mit SMTP. SMTP ist der Weg, über den Programme E-Mails verschicken. Die Daten (Server, Port, Benutzer, Passwort) bekommst du von deinem Mail-Anbieter. Manche Anbieter verlangen, dass du SMTP erst freischaltest oder ein eigenes App-Passwort erzeugst. Das steht in der n8n-Doku und gilt je nach Anbieter.
• Zeit für einen ersten Test mit deiner eigenen Adresse.

Schritt für Schritt

1. n8n starten

Für diesen Ablauf brauchst du eine Adresse, die deine Kunden erreichen. Das geht in der Cloud sofort, auf deinem eigenen Rechner nicht: Eine Adresse wie localhost gilt nur dort. Zum Ausprobieren reicht dein Rechner trotzdem.

• Cloud: Der n8n-Cloud-Test läuft 14 Tage und braucht laut n8n keine Kreditkarte. Er hat Grenzen, unter anderem 1.000 Ausführungen. Nach dem Test ohne Tarif wird die Instanz gelöscht, du hast 90 Tage Zeit, deine Abläufe herunterzuladen. Wie viel n8n kostet und wann Selbsthosten sich lohnt, steht in n8n selbst hosten oder Cloud.
• Eigener Rechner: Die n8n-Doku beschreibt eine Einzeiler-Installation. Sie braucht Docker. Unter Windows läuft sie über WSL mit Docker Desktop, die Eingabeaufforderung und PowerShell gehen laut Doku nicht. Danach öffnest du http://localhost:5678 im Browser. Wir haben n8n selbst anders gestartet, nämlich Version 2.46.7 auf der Kommandozeile. Die Doku sagt, dass es n8n ab Version 3.0 nur noch als Docker-Paket gibt. Deshalb verweisen wir hier auf Docker, auch wenn wir diesen Weg nicht selbst gegangen sind.

Beim ersten Öffnen einer eigenen n8n-Instanz zeigt n8n laut Doku einen Anmeldebildschirm. Dort legst du das Besitzer-Konto an. Das Passwort braucht mindestens acht Zeichen, darunter eine Zahl und einen Großbuchstaben.

2. Datei importieren

Lade oben die Datei herunter. Öffne in n8n einen neuen, leeren Ablauf. Im Kopf des Arbeitsbereichs gibt es das Workflow-Menü. Dort wählst du Import from File und dann die heruntergeladene Datei. Der Ablauf erscheint als Grafik mit allen Knoten. Das Wort „Knoten“ nennt n8n die einzelnen Bausteine.

Die Notiz im Ablauf wiederholt die Kurzanleitung.

3. Mit dem Test-Start ausprobieren

Starte den Ablauf mit dem Knopf Execute Workflow. Laut Doku startet er den Ablauf von Hand. Der Ablauf hat zwei Auslöser: das Formular und Test: Start per Klick. Welchen davon der Knopf nimmt, haben wir nicht ausprobiert, denn unser Testlauf ging über die Kommandozeile. Der Testweg verarbeitet zwei erfundene Anfragen. Öffnet sich stattdessen das Formular, füllst du es mit erfundenen Angaben aus. Du kannst bei jedem Knoten ansehen, was hineinging und was herauskam.

Prüfe vor allem Antworten vorbereiten: Dort stehen die fertigen Texte. Der Text verspricht „innerhalb von zwei Werktagen“. Ändere das auf etwas, das du wirklich einhältst. Dasselbe Versprechen steht noch ein zweites Mal im Ablauf: in der Formularbeschreibung im Knoten Kontaktformular. Ändere beide Stellen, sonst nennen Formular und Mail zwei verschiedene Fristen.

Gesendet wird in diesem Schritt nichts, weil beide E-Mail-Knoten ausgeschaltet sind.

4. SMTP-Zugang anlegen

Öffne einen der beiden E-Mail-Knoten (Bestätigung an Kunden senden oder Info an dich senden). Im Knoten gibt es ein Feld für die Zugangsdaten. Dort legst du neue an: Die n8n-Doku nennt als Weg, im Knoten die Auswahl der Zugangsdaten zu öffnen und dort neue zu erstellen.

Für SMTP verlangt n8n laut Doku:

• User: deine E-Mail-Adresse
• Password: dein Passwort oder ein App-Passwort
• Host: der SMTP-Server deines Anbieters
• Port: 465 mit eingeschaltetem SSL/TLS, 587 mit ausgeschaltetem SSL/TLS. Port 25 ohne Verschlüsselung rät die Doku ab.

Speichern. n8n prüft die Zugangsdaten beim Speichern. Wähle diesen Zugang dann im zweiten E-Mail-Knoten ebenfalls aus.

5. Absender eintragen

In beiden Knoten steht im Absenderfeld die Platzhalter-Adresse deine-adresse@example.com, davor ein Platzhalter-Name: „Ihr Name“ bei Bestätigung an Kunden senden, „Ablauf“ bei Info an dich senden. Ersetze die Adresse durch die, zu der dein SMTP-Zugang gehört, und passe den Namen an. Das Format ist Name <adresse@beispiel.de>. Im Knoten Info an dich senden trägst du außerdem im Feld für den Empfänger deine eigene Adresse ein.

6. E-Mail-Knoten einschalten und mit deiner Adresse ausprobieren

Die beiden E-Mail-Knoten sind beim Import ausgeschaltet. Schalte sie wieder ein. Wie genau der Schalter heißt, haben wir in der Doku nicht gefunden, schau dazu in die Knoten-Ansicht.

Den Testweg Test: Start per Klick lässt du jetzt am besten weg. Er schickt die Bestätigung an die beiden erfundenen Adressen, nicht an dich. Probiere stattdessen das echte Formular aus, und zwar mit Execute Workflow. Laut der Doku zum Formular-Knoten öffnet n8n dann das Formular, und nach dem Abschicken läuft der ganze Ablauf. Dabei legt n8n eine Test-Adresse für das Formular an, solange der Ablauf noch nicht veröffentlicht ist. Füll das Formular mit deinem Namen und deiner eigenen E-Mail-Adresse aus und schick es ab. Du solltest zwei Mails bekommen: die Bestätigung an dich als Kunden und die Info an dich als Betreiber.

Nicht Execute Step am Knoten Kontaktformular. Laut Doku öffnet auch das Execute Step das Formular, führt aber nur diesen einen Knoten aus, nicht den Rest des Ablaufs. Es kommt dann keine Mail an. Der Weg taugt nur, um die Formulardaten anzusehen. Bei zwei Auslösern haben wir nicht ausprobiert, welchen Execute Workflow nimmt. Läuft der Testweg statt des Formulars, gehen die Mails an die erfundenen Adressen und die Info-Mail an dich.

7. Veröffentlichen

Bisher läuft der Ablauf nur, wenn du ihn von Hand startest. Damit das Formular für alle erreichbar ist, musst du den Ablauf veröffentlichen. Der Knopf heißt in der aktuellen Doku Publish und sitzt im Kopf des Arbeitsbereichs. Nach dem Klick öffnet sich ein Fenster, in dem du noch einmal Publish wählst.

Danach gilt die Produktiv-Adresse des Formulars. Bis dahin funktioniert nur die Test-Adresse, und sie nur, solange du den Ablauf im Editor ausführst.

8. Formular-Adresse teilen

Die Adresse findest du im Knoten Kontaktformular. Dort gibt es eine Test- und eine Produktiv-Adresse. Teile die Produktiv-Adresse, zum Beispiel als Link auf deiner Website oder in deiner E-Mail-Signatur. Füll das Formular einmal selbst aus und prüfe beide Mails.

Wo du später nachsiehst, ob Einsendungen angekommen sind: Im Ablauf gibt es oben den Reiter Executions. Bei der Produktiv-Adresse erscheinen die Daten nicht im Editor, sondern dort.

Was unser Testlauf ergeben hat

Wir haben den Ablauf am 11. November 2026 mit n8n 2.46.7 über die Kommandozeile ausgeführt, ohne Konto und ohne Zugangsdaten. Der Start war Test: Start per Klick mit den eingebauten Testdaten. Wir haben nur die Speicherorte von n8n in einen Testordner gelegt, sonst nichts geändert. Der Lauf ging ohne Fehler durch.

Knoten	Ausgeführt	Einträge	Ergebnis
Test: Start per Klick	ja	1	ok
Kontaktformular	nein	–	nicht erreicht (liegt auf dem anderen Weg)
Testdaten: 2 Anfragen	ja	2	ok
Antworten vorbereiten	ja	2	ok
Bestätigung an Kunden senden	ja	2	durchgereicht, Knoten ausgeschaltet
Info an dich senden	ja	2	durchgereicht, Knoten ausgeschaltet

Die Texte kamen für beide erfundenen Personen richtig an. Für Lena Hoffmann lautete der Betreff der Info-Mail „Neue Anfrage von Lena Hoffmann“. Die Bestätigung begann mit „Guten Tag Lena Hoffmann“ und wiederholte ihre Nachricht. Bei Tom Becker mit Telefonnummer stand sie in der Info-Mail, bei Lena ohne Nummer ein Strich.

Was das nicht beweist: Die beiden E-Mail-Knoten waren ausgeschaltet. Wir haben also keine Mail verschickt und können nicht sagen, ob dein Mail-Anbieter sie annimmt. Auch das Formular selbst haben wir nie im Browser geöffnet. Und die Import- und Veröffentlichen-Schritte in der Oberfläche haben wir nicht ausprobiert. Wir haben den Ablauf über die Kommandozeile importiert.

Typische Stolpersteine

• Das Formular zeigt nichts, wenn du es von außen aufrufst. Prüfe, ob du den Ablauf veröffentlicht hast und die Produktiv-Adresse benutzt.
• Die Testdaten tauchen nach dem Veröffentlichen nicht im Editor auf. Das ist normal. Produktive Einsendungen siehst du im Reiter Executions.
• Der SMTP-Zugang wird abgelehnt. Prüfe zuerst, ob der Port zur SSL-Einstellung passt (465 mit, 587 ohne) und ob dein Anbieter ein App-Passwort verlangt.
• Die Bestätigung geht an die falsche Adresse. Im Testweg gehen die Mails an die erfundenen Adressen, nicht an dich. Ändere sie vor dem ersten Test.
• Spam. Das Formular ist öffentlich. Jeder, der die Adresse kennt, kann es abschicken, und jede Einsendung löst zwei Mails aus. Einen Spam-Schutz bringt der Ablauf nicht mit.
• Datenschutz. Das Formular sammelt Name, E-Mail und eine Nachricht, also personenbezogene Daten. Wer solche Daten erhebt, muss laut Art. 13 DSGVO die Person informieren, etwa über den Verantwortlichen, den Zweck und die Dauer der Speicherung. Das Formular liegt bei n8n (Cloud-Adresse oder dein eigener Server), nicht auf deiner Website. Überlege also, wo du den Hinweis zeigst, zum Beispiel direkt am Link zum Formular. Eine Rechtsberatung können wir nicht geben.
• Zugangsdaten nicht weitergeben. Die Doku warnt, dass exportierte Abläufe Namen und IDs von Zugangsdaten enthalten. Prüfe eine Datei, bevor du sie teilst.
• Das Limit in der Cloud. Bei bezahlten Tarifen zählen laut n8n-Doku nur Produktiv-Ausführungen, also jede echte Einsendung über die Produktiv-Adresse. Läufe, die du im Editor von Hand startest, zählen dort nicht. Für den Test nennt die Doku nur „1000 Ausführungen“, ohne diese Unterscheidung.

Wie geht es weiter?

Wenn dieser Ablauf läuft, kennst du die Grundbausteine: Auslöser, Texte vorbereiten, Mail senden. Das nächste Beispiel ist Kundenanfragen aus dem Postfach automatisch sortieren. Und wenn du wissen willst, ob n8n oder ein anderes Werkzeug zu dir passt: Make oder n8n.

Eine offene Frage zu den 30 Minuten: Die hängen stark davon ab, ob dein Mail-Anbieter SMTP ohne Umwege freigibt. Wenn nicht, kann der Zugang allein deutlich länger dauern.