n8n vs. Zapier: Kosten, Zählweise und Datenschutz im Vergleich

Du nutzt Zapier oder überlegst, damit anzufangen, und fragst dich, ob n8n die bessere Wahl ist. Kurz gesagt: n8n zählt für den Preis einen ganzen Lauf, Zapier zählt jede erfolgreiche Aktion darin. Je mehr Schritte ein Ablauf hat, desto stärker spricht der Preis für n8n, bei wenigen Schritten und kleinen Mengen liegt Zapier gleichauf oder knapp darunter. Beim Datenschutz liegt n8n Cloud laut n8n in der EU, Zapier laut eigener Aussage in den USA.

Falls dir n8n noch nichts sagt: Was ist n8n? erklärt es in wenigen Minuten. Vorab, damit du uns einordnen kannst: Im Moment verdienen wir an keinem Link auf dieser Seite. Kommen später Partnerlinks zu n8n dazu, steht „Anzeige“ direkt daran. Zapier verlinken wir nicht. Wer n8n selbst auf einem Server betreibt, bringt uns nichts. Wir empfehlen es trotzdem, wo es besser passt, und sagen es auch, wo Zapier besser passt.

Wie beide abrechnen

n8n: Eine Ausführung ist ein ganzer Lauf

Eine Ausführung ist ein einzelner Lauf des gesamten Ablaufs. Zwei Schritte oder zwanzig, der Preis bleibt gleich. Laut n8n-Doku (Stand 9.11.2026) gilt:

• Ein Zeitplan-Auslöser zählt bei jedem Auslösen, egal wie der Lauf endet.
• Ein Abfrage-Auslöser (er fragt in festem Takt nach Neuem) zählt nur, wenn er etwas findet. Leere Abfragen kosten nichts.
• Ein Webhook (eine Adresse, die andere Programme aufrufen) zählt bei jeder Anfrage, die ihn auslöst.
• Nicht gezählt werden manuelle Läufe im Editor, Unter-Abläufe und Fehler-Abläufe.

Zapier: Ein Task ist eine erfolgreiche Aktion

Zapier nennt einen Ablauf „Zap“. Laut Zapiers Hilfeseite (Stand dort: 5.11.2026) ist ein Task jede erfolgreiche Aktion. Jeder erfolgreiche Aktionsschritt kostet 1 Task pro Lauf. Nicht gezählt werden unter anderem Filter, Formatierer, Verzögerungen, Tests im Editor, fehlgeschlagene Schritte und Schritte, die wegen eines Filters nicht laufen. Manche Aktionen kosten mehr als 1 Task, etwa 5 beim Lead Router.

Der Widerspruch: Zählt der Auslöser?

Laut der Hilfeseite und der FAQ auf der Preisseite zählt der Auslöser nicht, auch das Abfragen nicht. Auf Zapiers Seite zu den Task-Raten steht dagegen, Auslöser- und Aktionsschritte kosten „1 task per step“, und die Preisseite schreibt, jeder Schritt verbrauche Tasks. Beides stammt von Zapier selbst, und beides können wir nicht auflösen, weil wir Zapier nicht ausprobiert haben.

Wir nehmen die Hilfeseite als Grundlage, weil sie ausdrücklich für klassische Zaps gilt und aktuell datiert ist. Unsere Rechnungen zeigen aber beide Lesarten als Spanne. Ab dem 1. Dezember 2026 verbraucht bei „Next Gen Zaps“ jeder abgeschlossene Lauf mindestens 1 Task. Beim SDK (Zapiers Baukasten für Entwickler, außerhalb eines Next-Gen-Zaps) zählt dann 1 Task je SDK-Aktion, externem Aufruf und Inbox-Lease-Auslöser. Für klassische Zaps bleiben die Regeln.

Rechenbeispiel 1: 6 Schritte, 300 Läufe im Monat

Annahme: Ein Ablauf mit 1 Auslöser und 5 Aktionen läuft 300-mal im Monat. Alles gelingt, jeder Schritt verarbeitet ein Datenpaket, es sind normale App-Aktionen ohne Filter, KI oder Code. Der Auslöser (zum Beispiel ein Webhook) löst genau 300-mal aus.

	Rechnung	Ergebnis	Passender Tarif
n8n Cloud	300 Läufe × 1 Ausführung	300 Ausführungen	Starter (2.500), Auslastung 12 %
Zapier, Lesart Hilfe	300 Läufe × 5 Aktionen	1.500 Tasks	Professional, Stufe 1.500, genau voll, keine Reserve
Zapier, Lesart „Raten“	300 Läufe × 6 Schritte	1.800 Tasks	Professional, Stufe 2.000, Auslastung 90 %

Zapier Free reicht nicht: 100 Tasks und nur Abläufe mit zwei Schritten.

Die Preise bei Jahreszahlung, Stand 9.11.2026: n8n Starter 20 €. Zapier Stufe 1.500: 39 USD (rund 34,93 €). Zapier Stufe 2.000: 49 USD (rund 43,89 €). Die Euro-Beträge bei Zapier sind unsere Umrechnung der Dollar-Preise mit dem EZB-Referenzkurs vom 6.11.2026 (1 € = 1,1165 USD). Die Spanne bei Zapier liegt also zwischen 34,93 € und 43,89 €, rund das 1,7- bis 2,2-Fache von n8n (eigene Rechnung). Bei Monatszahlung sind es 24 € gegen 52,40 € bis 65,83 €. Ob die Preise netto oder brutto sind, sagt weder die Preisseite von Zapier noch die von n8n. Laut der Partnerseite von n8n zahlen Kunden dort inklusive Steuern. Genau vergleichbar sind die Zahlen deshalb nicht.

Wann Zapier bei wenigen Schritten mithält

Wie viele Läufe im Monat passen in den Tarif, wenn der Ablauf nur wenige Aktionen hat? Eigene Rechnung: Tasks geteilt durch Aktionen je Lauf, Auslöser nicht mitgezählt (Lesart Hilfe).

Aktionen je Lauf	Zapier Professional, Stufe 750	Zapier Professional, Stufe 2.000	n8n Starter (2.500 Ausführungen)
2	375 Läufe	1.000 Läufe	2.500 Läufe
5	150 Läufe	400 Läufe	2.500 Läufe
10	75 Läufe	200 Läufe	2.500 Läufe

150 Läufe mit 5 Aktionen passen genau in Zapiers Stufe 750 für 19,99 USD im Monat bei Jahreszahlung (rund 17,90 €, Umrechnung wie oben), knapp unter n8n Starter mit 20 €. Hier ist Zapier also nicht teurer. Bei 400 Läufen mit 5 Aktionen brauchst du die Stufe 2.000 (49 USD, rund 43,89 €), n8n bleibt bei 20 €.

Rechenbeispiel 2: Abfrage alle 15 Minuten

Viele Abläufe starten nicht von selbst, sondern fragen nach Neuem, etwa im Postfach. Annahme: Der Auslöser fragt alle 15 Minuten und findet im Monat 300-mal etwas. Das sind 4 Abfragen pro Stunde, 96 pro Tag und 2.880 im Monat bei 30 Tagen, davon 2.580 leer (eigene Rechnung).

• n8n: Leere Abfragen zählen nicht. Es bleiben 300 Ausführungen, wie oben.
• Zapier: Laut Hilfeseite zählt auch das Abfragen nicht. Es bleiben 1.500 Tasks (300 × 5 Aktionen), in der strengeren Lesart 1.800.

Der Abfragetakt ändert bei diesen beiden also nichts am Preis. Das ist anders als bei Make: Dort kostet ein Auslöser laut Make-Hilfe 1 Credit je Lauf, auch wenn er nichts Neues findet (die Rechnung steht in Make oder n8n). Gemessen haben wir das bei Zapier nicht, es ist Zapiers Aussage.

Der Takt hängt bei Zapier vom Tarif ab: Free fragt alle 15 Minuten, Professional alle 2, Team jede Minute. Die 15 Minuten gibt es also schon gratis, dort aber nur mit 100 Tasks und zwei Schritten.

Die Tarife im Überblick

n8n Cloud: Tarife (Preise in Euro)

Tarif	Preis pro Monat bei Jahreszahlung	Preis pro Monat bei Monatszahlung	Enthalten
Starter	20 €	24 €	2.500 Ausführungen, 5 gleichzeitig, 5 Minuten Laufzeit je Ausführung
Pro (Stufe 10K)	50 €	60 €	10.000 Ausführungen, 20 gleichzeitig, 40 Minuten Laufzeit
Pro (Stufe 50K)	120 € laut Auswahlliste	144 € laut Auswahlliste	50.000 Ausführungen, bis 50 gleichzeitig. Die Preisdaten derselben Seite nennen 1.450 € im Jahr und 145 € im Monat. Das ist ein Widerspruch der Quelle, den wir nicht auflösen konnten.
Selbst gehostet (Community Edition)	0 € Lizenz	0 € Lizenz	Laut n8n-Doku kostenlos. Server und Pflege kommen dazu.

Zapier: Tarife (Preise in US-Dollar, Umrechnung in Euro in Klammern)

Tarif	Preis pro Monat bei Jahreszahlung	Preis pro Monat bei Monatszahlung	Enthalten
Free	0	0	100 Tasks, nur Zwei-Schritt-Zaps, Abfrage alle 15 Minuten, 1 Nutzer
Professional, 750 Tasks	19,99 USD (rund 17,90 €)	29,99 USD (rund 26,86 €)	Mehrstufige Zaps, Abfrage alle 2 Minuten, 1 Nutzer
Professional, 1.500 Tasks	39 USD (rund 34,93 €)	58,50 USD (rund 52,40 €)	wie oben
Professional, 2.000 Tasks	49 USD (rund 43,89 €)	73,50 USD (rund 65,83 €)	wie oben
Professional, 5.000 Tasks	89 USD (rund 79,71 €)	133,50 USD (rund 119,57 €)	wie oben
Team, ab 2.000 Tasks	69 USD (rund 61,80 €)	103,50 USD (rund 92,70 €)	Abfrage jede Minute, bis zu 25 Nutzer

Was in den Tabellen leicht untergeht:

• Nutzer: Bei n8n sind in allen Cloud-Tarifen unbegrenzt viele Nutzer enthalten. Bei Zapier Free und Professional ist es 1 Nutzer, Team erlaubt bis zu 25.
• Gratis ausprobieren: Zapier hat einen Free-Tarif. Neue Konten bekommen außerdem 14 Tage Professional, ohne Kreditkarte. Bei n8n gibt es 14 Tage Cloud mit Pro-Funktionen, ohne Kreditkarte, begrenzt auf 1.000 Ausführungen. Danach wird die Instanz gelöscht, du hast 90 Tage, deine Abläufe herunterzuladen. Einen dauerhaft kostenlosen Cloud-Tarif haben wir bei n8n nicht gefunden. Gratis geht dort nur durch Selbsthosten.

Bedienung und Einstieg: was wir sagen können und was nicht

n8n: Wir haben Abläufe in n8n 2.46.7 gebaut und lokal über die Kommandozeile ausgeführt, ohne Konto und mit erfundenen Testdaten. Den Editor im Browser haben wir dabei nicht bedient. Zur Bedienung können wir deshalb aus eigener Erfahrung nichts sagen. Fertige Abläufe zum Herunterladen findest du unter n8n-Vorlagen.

Zapier: Wir haben es nicht benutzt. Was wir wissen, steht auf den Seiten des Anbieters: Der Free-Tarif erlaubt unbegrenzt viele Zaps, aber nur mit zwei Schritten. Mehrstufige Zaps gibt es ab Professional. Ob Zapier einfacher zu bedienen ist als n8n, können wir nicht belegen. Eine Aussage dazu haben wir bei Zapier nicht gefunden, und ein Urteil ohne eigenen Test wollen wir nicht abgeben.

Unser Rat: Teste 14 Tage mit deinem echten Ablauf. Ob die Apps, die du brauchst, bei beiden fertig angebunden sind, haben wir nicht verglichen. Klär das zuerst.

Datenstandort und AVV

Wir geben wieder, was die Anbieter schreiben (Stand 9.11.2026). Das ist keine Rechtsberatung.

Zapier: Sitz ist San Francisco. Die Daten liegen laut Zapier auf Amazon-Servern in den USA. Zur Frage nach einer Speicherung nur in der EU schreibt Zapier, es unterstütze diese Option nicht. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, ein Vertrag, in dem der Dienst zusagt, Daten nur nach deiner Weisung zu verarbeiten) gibt es: Das „Data Processing Addendum“ gilt automatisch über die Nutzungsbedingungen, unterschreiben musst du nichts. Für die Übermittlung in die USA stützt sich Zapier auf das EU-US Data Privacy Framework und ersatzweise auf Standardvertragsklauseln. Im Register des US-Handelsministeriums stand „Zapier, Inc.“ bei unserer Abfrage am 9.11.2026 als aktiver Teilnehmer (zertifiziert seit 20.12.2016, nächste Bestätigung fällig am 14.7.2027).

n8n Cloud: Die Preisseite nennt die EU, mit Servern in Frankfurt. Die Sicherheitsseite nennt Microsoft Azure und „EU“, ohne Ort. Diesen Unterschied haben wir nicht aufgeklärt. Eine Regionswahl nennt n8n nicht. Für das Hosting setzt n8n Microsoft Azure ein, für die Zertifikate Cloudflare. Beim AVV bietet n8n ein Muster zum Herunterladen und ein Online-Formular (DocuSign) zum Unterschreiben an. Vertragspartei und Sitz stehen nicht auf der Seite. Eine Suche nach „n8n“ im Register für das Data Privacy Framework ergab am 9.11.2026 keinen Treffer, was nicht automatisch ein Mangel ist.

n8n selbst gehostet: Die Daten liegen dort, wo dein Server steht. Dafür bist du für Sicherheit, Updates und Sicherungen selbst verantwortlich. Die Rechnung dazu steht in n8n selbst hosten oder Cloud?.

Wie solide die Grundlage für Übermittlungen in die USA ist: Die Kommission hat ihren Beschluss zum Data Privacy Framework am 10. Juli 2023 erlassen. Das Gericht der EU hat die Klage dagegen (T-553/23) laut seiner Pressemitteilung am 3. September 2025 abgewiesen. Gegen das Urteil wurde am 31. Oktober 2025 Rechtsmittel eingelegt (C-703/25 P). Ob das Verfahren inzwischen entschieden ist, konnten wir nicht klären, denn das Gerichtsregister war für uns nicht abrufbar. Den Stand und die Pflichten für deine Datenschutzerklärung beschreibt Zapier-Alternativen mit Blick auf den Datenschutz.

Zapier ist nicht tabu: Bei Zahlen ohne Personenbezug spielt der Standort kaum eine Rolle. Fließen Namen, E-Mail-Adressen oder Nachrichten, hast du bei Zapier mehr zu klären.

Wann Zapier besser passt

• Du hast schon Zapier-Abläufe, die laufen. Ein Umzug kostet Zeit.
• Wenige Läufe, wenige Schritte. Zapiers Stufe 750 (19,99 USD, rund 17,90 €) ist etwas günstiger als n8n Starter (20 €), solange du bei etwa 150 Läufen mit 5 Aktionen bleibst.
• Du willst dauerhaft gratis anfangen. Zapier Free gibt es, n8n Cloud hat nur den 14-Tage-Test.
• Die Daten sind unkritisch. Dann zählt der Standort weniger.
• Eine App, die du brauchst, ist nur bei Zapier fertig angebunden. Das haben wir nicht geprüft.

Wann n8n besser passt

• Viele Schritte je Ablauf. n8n zählt den Lauf, Zapier jede Aktion. Bei 10 Aktionen schafft Zapiers Stufe 750 nur 75 Läufe, n8n Starter 2.500.
• Viele Läufe. 400 Läufe mit 5 Aktionen kosten bei Zapier mindestens 49 USD (rund 43,89 €, Stufe 2.000), bei n8n 20 €.
• Kunden- oder Mitarbeiterdaten. n8n Cloud nennt die EU, selbst gehostet bestimmst du den Ort.
• Mehrere Nutzer. Bei n8n sind alle Nutzer in jedem Cloud-Tarif enthalten.
• Du kannst und willst einen Server betreiben. Die Community Edition ist laut n8n-Doku kostenlos, Server und Pflege zahlst du selbst. Wer das nicht will, nimmt die Cloud: n8n Cloud.

Gegen n8n spricht: Selbsthosten braucht laut n8n-Doku technisches Wissen (n8n rät allen ohne technische Kenntnisse zur Cloud), und Starter erlaubt nur 5 Minuten Laufzeit je Ausführung.

Welches passt zu dir? Unsere Empfehlung

Deine Lage	Unsere Empfehlung	Warum
Wenige Läufe, wenige Schritte, schon bei Zapier	Bleib bei Zapier	Preis gleichauf, Umzug kostet Zeit
Du willst unverbindlich anfangen	Zapier Free oder 14 Tage n8n Cloud	Beide ohne Kreditkarte
Ablauf mit 6 oder mehr Schritten, ab etwa 300 Läufen	n8n Cloud	Im Beispiel rund halb so teuer
Kundenmails, Belege, Kontaktdaten	n8n Cloud oder selbst gehostet	EU laut n8n, AVV zum Unterschreiben (Online-Formular)
Viele Läufe und Technik macht dir nichts aus	n8n selbst hosten	Community Edition kostenlos, du zahlst nur Server und Pflege
Mehrere Personen sollen mitarbeiten	n8n Cloud	Unbegrenzt Nutzer in jedem Tarif
Du weißt es noch nicht	Einen Monat die echten Läufe zählen	Dann rechnest du mit eigenen Zahlen

Deine eigene Rechnung kannst du mit unserem Kostenrechner durchspielen. Er zeigt n8n Cloud, selbst gehostet, Make und Zapier. Bei Zapier rechnet er beide Lesarten der Zählregel und wählt den Tarif nach der höheren Zahl. Wie die Gesamtkosten mit Server, KI und Buchhaltung aussehen, zeigt Was kostet Automatisierung pro Monat wirklich?.