Kundenanfragen im Postfach sortieren
Zwischen Rechnungen, Newslettern und Terminfragen geht die eine Mail unter, die dir einen Auftrag bringt. Dieser Ablauf liest jede neue Mail, ordnet sie ein und meldet sich bei dir, wenn eine Kundenanfrage ankommt.
So läuft der Ablauf
Ablauf als Text lesen
- Test: Start per Klick (Start per Klick (Test)): Startet den Ablauf von Hand, zum Testen mit den Beispieldaten.
- Neue E-Mail im Postfach (Auslöser: E-Mail (IMAP)): Holt neue, ungelesene Mails per IMAP und markiert abgeholte Mails als gelesen.
- Testdaten: 6 Beispiel-Mails (Code): Sechs erfundene Mails zum Ausprobieren. Ersetzt beim echten Betrieb nichts.
- Nach Stichwörtern einordnen (Code): Vergibt Punkte je Kategorie anhand von Stichwörtern. Läuft ohne KI und ohne Kosten.
- Unklar? (Wenn … dann): Mails ohne eindeutiges Ergebnis gehen zur KI, alle anderen direkt weiter.
- KI ordnet unklare Mails ein (HTTP-Anfrage, beim Import ausgeschaltet): Optional, beim Import ausgeschaltet. Braucht einen Anthropic-API-Schlüssel (Zugang "Header Auth", Name x-api-key). Ausgeschaltet gehen unklare Mails unverändert weiter.
- KI-Ergebnis übernehmen (Code): Liest die Antwort der KI. Ist der KI-Schritt ausgeschaltet, landet die Mail unter "Sonstiges".
- Nach Kategorie verteilen (Verzweigung): Schickt jede Mail in den passenden Zweig.
- Anfrage: Nachricht an dich (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Benachrichtigt dich über neue Anfragen, dringende mit Kennzeichen im Betreff. Beim Import ausgeschaltet.
- Rechnung: Hinweis an Buchhaltung (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Gibt der Buchhaltung Bescheid. Beim Import ausgeschaltet.
- Termin: Nachricht an dich (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Erinnert dich an Terminfragen. Beim Import ausgeschaltet.
- Werbung: nichts tun (Ende): Werbung bleibt einfach liegen.
- Sonstiges: später ansehen (Ende): Alles andere schaust du selbst an.
- Holt neue, ungelesene Mails per IMAP aus deinem Postfach und markiert sie als gelesen.
- Vergibt Punkte nach Stichwörtern, der Betreff zählt doppelt. Kostet nichts und braucht keine KI.
- Unklare Mails kann optional eine KI einordnen (beim Import ausgeschaltet).
- Verteilt nach Kategorie: Anfragen und Terminfragen melden sich bei dir, Rechnungen bei der Buchhaltung, Werbung bleibt liegen.
In n8n einen neuen, leeren Workflow öffnen, im Workflow-Menü (drei Punkte) „Import from File“ wählen und diese Datei laden. Es sind keine Zugangsdaten enthalten. Alles, was nach außen sendet, ist beim Import ausgeschaltet.
Womit er läuft und was er braucht
- n8n (Cloud oder selbst gehostet)
- IMAP-Zugang deines Postfachs; bei GMX und WEB.DE muss IMAP erst in den Einstellungen eingeschaltet werden
- SMTP-Zugang für die Benachrichtigungen
- optional einen Anthropic-API-Schlüssel
Läuft in der n8n Cloud und auf einem selbst betriebenen n8n.
Was kostet das im Monat?
300 Mails im Monat, 4 Schritte (Abruf, Einordnen, Verteilen, Benachrichtigen), ohne KI. Für Make nimmt der Rechner an, dass das Postfach alle 15 Minuten abgefragt wird. Bei Make zählt der Router, mit dem verzweigt wird, laut Preisseite keine Credits; der Rechner zählt ihn mit, die Make-Zahl fällt also eher etwas zu hoch aus.
- n8n Cloud: 300 Ausführungen, Tarif Starter für 20 € im Monat bei Jahreszahlung.
- Make: 3.780 Credits, Tarif Core für 11 USD im Monat bei Jahreszahlung.
- Selbst gehostet: Server-Beispiel 8,55 € brutto im Monat, kostenlose Community Edition, Server und Pflege kommen dazu.
Grenzen
- Stichwörter treffen nicht jede Formulierung. Passe die Listen an deine Mails an.
- Die KI-Variante schickt Mailtext an einen KI-Anbieter: vorher Datenschutz klären.
Die ausführliche Anleitung mit Einrichtung Schritt für Schritt steht im Artikel Kundenanfragen aus dem E-Mail-Postfach automatisch sortieren.
Quellen
- n8n Doku: E-Mail-Auslöser (IMAP) (abgerufen am 9.11.2026)
- n8n-Quellcode: IMAP-Knoten (Anhang-Felder, Aktion „Mark as Read“) (abgerufen am 9.11.2026)
- n8n-Quellcode: IMAP-Knoten (Felder from, subject, textPlain) (abgerufen am 9.11.2026)
- n8n Doku: E-Mail senden (abgerufen am 9.11.2026)
- GMX Hilfe: IMAP-Serverdaten (abgerufen am 9.11.2026)
- WEB.DE Hilfe: IMAP-Serverdaten (abgerufen am 9.11.2026)
- n8n: Preise (abgerufen am 9.11.2026)
- Anthropic: Preise (abgerufen am 9.11.2026)
- Anthropic: Modelle im Überblick (Modell-ID claude-haiku-5-5) (abgerufen am 9.11.2026)
- Anthropic: API-Überblick (Kopfzeile x-api-key, dort als ältere, weiter unterstützte Variante) (abgerufen am 9.11.2026)
- Anthropic: API-Versionen (2023-06-01 steht dort als ältere Version, die neueste ist 2026-10-21) (abgerufen am 9.11.2026)
- Make: Preise (FAQ: Router zählt keine Credits) (abgerufen am 9.11.2026)
Mit Testdaten ausgeführt am 11.11.2026 · Geprüft am 9. November 2026 · Verantwortlich: Sebastian Pfeiffer · Wie wir prüfen