Rechnungsbelege automatisch ablegen und sinnvoll benennen

Stell dir drei Anhänge vor, wie sie im Postfach landen können: rechnung.pdf, scan_0042.pdf, dokument.pdf. Du erkennst sie erst, wenn du sie öffnest. Am Quartalsende suchst du jeden Beleg einzeln heraus, öffnest ihn, liest Datum und Betrag ab und benennst ihn von Hand.

Das lässt sich automatisieren. Ein Ablauf (eine Kette von Schritten, die ein Programm selbständig abarbeitet) holt die Anhänge, liest den Text im PDF, sucht Rechnungsnummer, Datum und Betrag und speichert den Beleg unter einem Namen wie 2026-11-03_Muster-Hosting-GmbH_RE-2026-1042_23,80EUR.pdf. Was er nicht sicher erkennt, legt er mit dem Vorsatz PRUEFEN_ ab, damit nichts verschwindet.

So läuft der Ablauf

Ablauf als Text lesen

1. Test: Start per Klick (Start per Klick (Test)): Startet den Ablauf von Hand, zum Testen mit den Beispieldaten.
2. Neue E-Mail mit Anhang (Auslöser: E-Mail (IMAP)): Holt neue Mails samt Anhängen per IMAP.
3. Testdaten: 3 Rechnungen als PDF (Code): Drei erfundene Rechnungen als echte PDF-Dateien. Eine davon ist ein Lieferschein ohne Betrag.
4. Nur PDF-Anhänge, einzeln (Code): Sortiert Bilder und andere Anhänge aus. Jedes PDF wird ein eigener Eintrag.
5. Text aus PDF lesen (Text aus Datei): Liest den Text aus dem PDF. Eingescannte Belege ohne Textebene haben wir nicht getestet; die Doku des Bausteins nennt keine Texterkennung (OCR).
6. Rechnungsdaten erkennen (Code): Sucht Rechnungsnummer, Datum und Betrag und baut daraus den Dateinamen: Datum_Lieferant_Nummer_Betrag.
7. Alles erkannt? (Wenn … dann): Nur vollständig erkannte Belege werden umbenannt abgelegt.
8. Umbenannt speichern (Datei speichern): Legt den Beleg unter dem neuen Namen im Belege-Ordner ab.
9. Als PRUEFEN_ speichern (Datei speichern): Unklare Belege bekommen den Vorsatz PRUEFEN_, damit nichts verloren geht.
10. Beleg an Lexware Office senden (HTTP-Anfrage, beim Import ausgeschaltet): Optional, beim Import ausgeschaltet. Lädt das PDF in Lexware Office hoch (landet dort unter "Zu prüfen"). Schnittstelle laut Lexware nur im Tarif XL. Nicht von uns ausgeführt.
11. Hinweis an dich: Beleg prüfen (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Sagt dir Bescheid, wenn ein Beleg unklar war. Beim Import ausgeschaltet.

1. Anhänge holen. Ein Auslöser holt neue Mails samt Anhängen aus einem Postfach per IMAP (der Standardweg, auf dem Mailprogramme Nachrichten vom Server abholen). Wir empfehlen ein eigenes Postfach nur für Rechnungen.
2. Nur PDFs behalten. Bilder, etwa Logos aus Signaturen, fliegen raus. Hat eine Mail mehrere PDFs, wird jedes ein eigener Eintrag.
3. Text lesen. Der Baustein „Extract From File“ liest den Text aus dem PDF.
4. Muster suchen. Ein kleiner Code-Schritt sucht im Text nach Rechnungsnummer, Datum und Betrag, mit Suchmustern (Regeln, die Text nach einer bestimmten Form durchsuchen, etwa „Rechnungsnummer“ gefolgt von einer Zahl). Als Lieferant nimmt er die erste Zeile des Textes.
5. Prüfen. Nur wenn alle drei Angaben gefunden wurden, gilt der Beleg als erkannt.
6. Benennen und speichern. Erkannte Belege heißen Datum_Lieferant_Nummer_Betrag.pdf. Alles andere heißt PRUEFEN_Datum_Originalname.pdf. Weil der Name mit dem Datum beginnt, sortiert sich der Ordner von selbst nach Zeit, die unklaren Belege stehen dank des Vorsatzes gesammelt am Ende.
7. Optional weitergeben. Zwei Schritte sind beim Import ausgeschaltet: der Upload zu Lexware Office und eine Hinweis-Mail für unklare Belege. Beide brauchen deine Zugangsdaten.

Die Datei enthält zusätzlich einen Zweig „Test: Start per Klick“ mit den drei erfundenen Rechnungen. Damit kannst du den Ablauf ausprobieren, bevor du dein Postfach anschließt. Zugangsdaten stehen nicht in der Datei.

Was wir ausgeführt haben und was nicht

Wir haben den Ablauf am 11. November 2026 lokal über die Kommandozeile importiert und ausgeführt (n8n 2.46.7), ohne Konto und ohne Editor. Die Testdaten sind erfunden: drei PDFs, die wir selbst erzeugt haben, dazu ein Logo als Bild-Anhang. Einzige Änderung für den Test: Die Speicherpfade zeigten auf einen Testordner. Der Lauf endete ohne Fehler.

Beispielbeleg (erfunden)	Ergebnis
rechnung.pdf von einem Hoster	2026-11-03_Muster-Hosting-GmbH_RE-2026-1042_23,80EUR.pdf
scan_0042.pdf von einem Bürobedarf	2026-10-28_Buerobedarf-Beispiel-KG_88123_1234,56EUR.pdf
dokument.pdf, ein Lieferschein ohne Betrag	PRUEFEN_2026-11-09_dokument.pdf

Das Logo wurde aussortiert, aus vier Anhängen blieben drei PDFs. Hinter der Prüfung „Alles erkannt?“ gingen zwei Belege in den einen Zweig, einer in den anderen.

Nicht ausgeführt: der Abruf aus einem echten Postfach, der Versand der Hinweis-Mail und der Upload zu Lexware Office. Diese drei Schritte haben wir nur gebaut. Auch die PDFs waren einfache Dateien aus unserem Testgenerator, die nur aus Text bestehen. Echte Rechnungen aus Buchhaltungsprogrammen können anders aufgebaut sein.

Wo der Ablauf an Grenzen stößt

Das steht so im Bau des Ablaufs, nicht in einem Praxistest:

• Eingescannte Belege ohne Textebene. Ein Scan ist nur ein Bild. Ohne Text findet der Ablauf nichts. Wir erwarten, dass solche Belege im PRUEFEN_-Zweig landen, haben das aber nicht mit einem echten Scan ausprobiert.
• Andere Rechnungslayouts. Die Suchmuster kennen Wörter wie „Rechnungsnummer“, „Rechnungsdatum“ und „Gesamtbetrag“ oder „Rechnungsbetrag“. Nennt dein Lieferant die Felder anders, trägst du das neue Wort im Code-Schritt ein. Das ist keine große Sache, aber ein Eingriff in den Ablauf.
• Mehrere Daten auf einer Rechnung. Der Ablauf nimmt die erste passende Stelle. Stehen Rechnungs-, Liefer- und Leistungsdatum im Text, kann die falsche erwischt werden. Prüf das an deinen Lieferanten.
• Datum und Betrag in anderer Schreibweise. Erwartet werden Datumsangaben wie 03.11.2026 und Beträge wie 1.234,56.
• Nur Euro. Der Name endet fest auf EUR. Eine Rechnung in einer anderen Währung würde falsch benannt.
• Lieferant = erste Zeile. Steht dort ein Logotext oder eine Anrede statt des Firmennamens, passt der Dateiname nicht. Umlaute werden ersetzt (aus „Bürobedarf“ wird „Buerobedarf“), und der Lieferantenname wird auf 40 Zeichen gekürzt.
• Gleiche Namen. Was passiert, wenn zwei Belege denselben Namen bekommen, haben wir nicht geprüft.

Darum ist PRUEFEN_ so wichtig. Wirklich verlassen kannst du dich auf den Ablauf erst, wenn du ihn mit einem Stapel deiner eigenen Rechnungen laufen lässt und das Ergebnis Beleg für Beleg gegenliest.

Speichern auf der Festplatte: dauerhaft nur bei selbst betriebenem n8n

Der Ablauf legt die Dateien auf der Festplatte ab. Dauerhaft geht das nur, wenn du n8n selbst betreibst, auf dem eigenen Rechner oder einem gemieteten Server. Wie das aussieht und was es kostet, erklärt n8n selbst hosten oder Cloud?.

Zwei Dinge musst du dabei beachten:

• Nur ein freigegebener Ordner. n8n beschränkt den Dateizugriff über die Umgebungsvariable N8N_RESTRICT_FILE_ACCESS_TO (eine Einstellung beim Start von n8n). Dort stehen die erlaubten Ordner, mehrere durch Semikolon getrennt. Gib nur den einen Belege-Ordner frei, nicht die ganze Platte. Dann kann der Ablauf, auch bei einem Fehler, nichts anderes überschreiben. Auf der Seite zum Baustein „Read/Write Files from Disk“ steht, dass der Standard seit n8n 2.0 ~/.n8n-files ist. Die Tabelle der Umgebungsvariablen zeigt dagegen einen leeren Standard. Welche Angabe für deine Version gilt, ist offen: Prüf es an deiner Installation, bevor du dich darauf verlässt.
• Docker. Ab n8n 3.0 verlangt n8n laut Doku für selbst gehostete Installationen Docker (ein vorgepackter Container). Installationen mit npm oder npx werden nicht mehr unterstützt. Pfade gelten dann im Container, nicht auf dem Server. Der Belege-Ordner muss als Volume eingebunden werden, also als Verbindung zwischen Container und Server-Ordner. Unser Test lief noch mit der Kommandozeilen-Installation von 2.46.7.

Leg den Ordner vorher von Hand an. Darauf zu bauen, dass n8n ihn selbst anlegt, würden wir nicht.

Alternative in der Cloud

Bei n8n Cloud bleiben Dateien, die der Baustein schreibt, laut n8n-Doku nicht dauerhaft erhalten. Für Dateien, die du behalten musst, empfiehlt die Doku einen Cloud-Speicher-Baustein. Du ersetzt die beiden Speicher-Schritte dann durch so einen Baustein, zum Beispiel für Google Drive. Das Prinzip bleibt gleich: Der Name wird im Code-Schritt gebaut, nur das Ziel ändert sich. Auch dort brauchst du Zugangsdaten für deinen Speicher. Gebaut und ausgeführt haben wir diese Variante nicht.

Wer nicht selbst hosten will, kann den Ablauf in n8n Cloud betreiben . Den Starter-Tarif nennt n8n mit 20 € im Monat bei Jahreszahlung und 2.500 Ausführungen. Gezählt wird so: Ein Lauf des ganzen Ablaufs ist eine Ausführung, egal wie viele Schritte er hat. Wie der E-Mail-Auslöser einen Lauf anstößt und zählt, haben wir nicht geprüft.

Variante mit Lexware Office

Wenn deine Buchhaltung in Lexware Office läuft, kann der Ablauf die Belege dorthin schicken. Das ist der letzte, ausgeschaltete Schritt im Ablauf. Laut Lexware-Dokumentation geht das so:

• Schnittstelle: POST /v1/files an die Adresse api.lexware.io, als Formular mit der Datei und dem Feld type mit dem Wert voucher.
• Erlaubt: PDF, JPG, PNG und XML, höchstens 5 MB pro Datei.
• Ergebnis: Der Beleg erscheint im Ordner „Zu prüfen“. Anfangs hat er den Status „blank“, bis Lexware die Texterkennung (OCR) abgeschlossen hat. Lädst du dieselbe Datei zweimal hoch, erkennt Lexware das an der Prüfsumme und gibt die alte ID zurück.
• Zugang: ein API-Schlüssel, den du in deinem Lexware-Konto selbst erzeugst und im Ablauf als Zugangsdatum „Bearer Auth“ hinterlegst.
• Tarif: Die Schnittstelle ist laut Preisseite nur im Tarif XL enthalten. Die Tarife S, M und L haben sie nicht.
• Grenze: Lexware erlaubt laut Dokumentation höchstens 2 Anfragen pro Sekunde. Für einen Beleg-Ablauf mit wenigen Dateien dürfte das reichen.

Zwei Hinweise dazu. Einen offiziellen n8n-Baustein für Lexware Office haben wir nicht gefunden, der Ablauf nutzt deshalb den allgemeinen Baustein „HTTP Request“. Es gibt Bausteine von Drittanbietern, die wir nicht geprüft haben. Sie sehen deinen API-Schlüssel, deshalb setzen wir sie nicht ein. Und: Lexware XL hat laut Preisseite auch einen „automatischen Belegempfang per E-Mail“. Wie weit der reicht, haben wir nicht geprüft. Wenn du XL ohnehin wählst, sieh dir diese Funktion an, bevor du den Ablauf baust.

Eine Idee, die wir nicht gebaut haben: Weil Lexware die Texterkennung selbst macht, könnten auch eingescannte Belege direkt hochgeladen werden. Unser Ablauf schickt bisher nur erkannte PDFs.

Ausgeführt haben wir den Upload nicht. Im Test wurde der Schritt nur durchgereicht. Für einen echten Test brauchst du ein Lexware-Konto. Lexware nennt 30 Tage kostenlos mit allen XL-Funktionen.

Variante mit Make

Gebaut oder ausprobiert haben wir diese Variante nicht, wir beschreiben sie nach den Angaben von Make.

• Mails holen: Die Make-App „Email“ verbindest du mit einem IMAP-Postfach („Others IMAP“), mit einem Gmail-Konto oder über Microsoft SMTP/IMAP OAuth. Welches Modul Mails samt Anhängen abholt, haben wir nicht geprüft.
• PDF-Text lesen: Dafür gibt es in Make den „Make AI Content Extractor“ mit dem Modul „Extract text from a document“. Es versteht PDF, JPG, PNG und weitere Formate. Laut Make ist es eine Beta-Funktion, und Preis und Funktionsumfang können sich ändern. Zu den Tarifen widersprechen sich zwei Make-Seiten: Die App-Dokumentation nennt den Extractor „available on paid plans“ (in bezahlten Tarifen verfügbar), die Vergleichstabelle der Preisseite führt ihn bei allen Tarifen als „Included“ (enthalten), auch bei Free. Prüf das vor dem Abschluss. Außerdem gibt es Module speziell für Rechnungen und Belege. Die Datei übergibst du entweder als öffentlich erreichbare Adresse oder aus einem Download-Modul.
• Kosten: 10 Credits (Make-Abrechnungseinheit) pro Seite für den Text, 10 Credits pro Vorgang für das Rechnungsmodul. Eigene Rechnung: 100 einseitige PDFs im Monat sind allein für den Text 1.000 Credits. Core mit 10.000 Credits kostet laut Preisseite 11 USD pro Monat bei Jahreszahlung und 16 USD bei Monatszahlung.
• Datenschutz: Make schreibt selbst, dass die EU-Datenzone nicht heißt, dass alles in der EU bleibt. Beim AI Content Extractor laufen laut Make „Text aus Dokument extrahieren“, „Informationen aus Rechnung extrahieren“ und „Informationen aus Beleg extrahieren“ in der EU (Microsoft Azure AI services), egal welche Zone du wählst. In die USA gehen „Bild beschreiben“ und „Audiodatei übersetzen“ (OpenAI). Make schreibt, dass es die Seite aktualisiert, sobald weitere Funktionen ihre Datenzone bestätigen. Schau also vor dem Einsatz nach, wo das Modul läuft, das du nutzt. Mehr dazu in Zapier-Alternativen mit Blick auf den Datenschutz.
• Lexware Office: Make hat dafür eine App „Lexware Office“. Sie enthält die Module „Upload a Document“ (lädt ein Dokument für die Buchhaltung hoch) und „Upload a File to a Voucher“ (lädt eine Datei hoch und ordnet sie einem Beleg zu). Welches davon dem Pfad /v1/files entspricht, haben wir nicht geprüft.
• Speichern: über die App eines Cloud-Speichers, zum Beispiel „Google Drive“. Welche Module Dateien ablegen, haben wir nicht geprüft.

Ob sich Make für diesen Ablauf lohnt, hängt an den Credits und am Datenschutz. Den Gesamtvergleich findest du unter Make oder n8n.

Was das kostet

Was der Belege-Ablauf kosten kann

Baustein	Preis pro Monat	Was dazugehört
n8n selbst gehostet (Community Edition)	kostenlos laut n8n-Doku	Server und Pflege kommen dazu. Laut Doku mit fast dem vollen Funktionsumfang.
Server (Beispiel Hetzner CX23)	5,99 € netto, 7,13 € brutto	2 vCPU, 4 GB RAM. Hetzner zeigt den CX23 am 9.11.2026 als derzeit nicht verfügbar. Mit Backup 8,55 € brutto. Brutto und Backup sind unsere Rechnung mit 19 % USt.
n8n Cloud Starter	20 € (Jahreszahlung) oder 24 € (monatlich)	2.500 Ausführungen. Die Monatspreise zeigt die Preisseite erst nach dem Umschalter „Monthly“. Ob netto oder brutto, sagt n8n nicht eindeutig.
Lexware Office XL (nur für den Upload)	32,90 € netto, rund 39,15 € brutto	Regulärer Preis. Die Aktion (50 % für 3 Monate) gilt nur befristet. Brutto ist unsere Rechnung.

Ohne Lexware-Upload kommst du auf n8n mit einem Mini-Server auf rund 7 bis 9 € im Monat. Mit n8n Cloud sind es 20 bis 24 €. Der Lexware-Upload kostet extra, falls du ohnehin auf XL wechseln würdest.

Unsere Empfehlung

• Du willst nur Ordnung in den Belegen: Betreib den Ablauf mit selbst gehostetem n8n. Die Community Edition ist laut n8n-Doku kostenlos, und du bekommst die Dateien direkt auf deinen Server. Dafür trägst du Betrieb und Pflege selbst. Laut n8n-Doku ist n8n Cloud die Wahl, wenn du keine technische Erfahrung hast, und selbst hosten passt, wenn du Infrastruktur und technische Mittel hast. Wenn du dazu nicht bereit bist, nimm n8n Cloud mit Cloud-Speicher.
• Du nutzt Lexware Office und willst die Belege dort haben: Nimm zuerst die 30 Tage Test mit XL und sieh dir den eingebauten Belegempfang per E-Mail an. Wenn der reicht, brauchst du diesen Ablauf nicht. Der Ablauf lohnt sich, wenn du den Namen selbst bestimmen oder zusätzlich in einem eigenen Ordner archivieren willst.
• Viele Scans: Dieser Ablauf ist dafür nicht gebaut. Eine Texterkennung brauchst du dann, entweder bei Lexware nach dem Upload oder mit dem Make AI Content Extractor (Beta, kostet Credits).
• Make: nur, wenn du ohnehin dort arbeitest. Prüf vorher auf der Make-Seite zu den Datenzonen, wo das Modul läuft, das du nutzt.

Zur Ehrlichkeit: Selbst gehostetes n8n bringt uns keine Provision, ist hier aber oft die beste Wahl.

Wichtig für deine Buchhaltung

Rechnungen enthalten Namen und Adressen. Wo sie liegen, ist deine Entscheidung: auf deinem eigenen Server (selbst gehostet), in der n8n Cloud (laut n8n in der EU) oder bei einem Cloud-Speicher. Verarbeitet ein Dienst Daten in deinem Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag, den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Darin muss stehen, dass der Dienst die Daten nur auf deine dokumentierte Weisung verarbeitet. Prüf bei Cloud-Diensten, ob ein AVV vorliegt.

Ob ein automatisch befüllter Ordner dein Beleg-Archiv im Sinne der steuerlichen Aufbewahrungsregeln ersetzt, haben wir nicht geprüft und beurteilen wir nicht. Das ist keine Rechtsberatung: Frag dazu deine Steuerberatung.

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