Kundenanfragen aus dem E-Mail-Postfach automatisch sortieren

Zwischen Rechnungen, Newslettern und Terminabsprachen liegt die eine Mail, die dir Geld bringen kann: die Anfrage eines neuen Kunden. Dein Postfach hebt sie nicht hervor. Sie liegt dort, bis du sie zufällig siehst.

Ein n8n-Ablauf kann das übernehmen. n8n ist ein Werkzeug, das Abläufe zwischen Programmen automatisch ausführt. Der Ablauf schaut in dein Postfach, ordnet jede neue Mail nach Stichwörtern ein und meldet sich sofort, wenn es eine Anfrage ist. Eine KI brauchst du dafür nicht. Sie kann optional einspringen, wenn die Stichwörter nichts ergeben.

Was der Ablauf macht

Ablauf als Text lesen

1. Test: Start per Klick (Start per Klick (Test)): Startet den Ablauf von Hand, zum Testen mit den Beispieldaten.
2. Neue E-Mail im Postfach (Auslöser: E-Mail (IMAP)): Holt neue, ungelesene Mails per IMAP und markiert abgeholte Mails als gelesen.
3. Testdaten: 6 Beispiel-Mails (Code): Sechs erfundene Mails zum Ausprobieren. Ersetzt beim echten Betrieb nichts.
4. Nach Stichwörtern einordnen (Code): Vergibt Punkte je Kategorie anhand von Stichwörtern. Läuft ohne KI und ohne Kosten.
5. Unklar? (Wenn … dann): Mails ohne eindeutiges Ergebnis gehen zur KI, alle anderen direkt weiter.
6. KI ordnet unklare Mails ein (HTTP-Anfrage, beim Import ausgeschaltet): Optional, beim Import ausgeschaltet. Braucht einen Anthropic-API-Schlüssel (Zugang "Header Auth", Name x-api-key). Ausgeschaltet gehen unklare Mails unverändert weiter.
7. KI-Ergebnis übernehmen (Code): Liest die Antwort der KI. Ist der KI-Schritt ausgeschaltet, landet die Mail unter "Sonstiges".
8. Nach Kategorie verteilen (Verzweigung): Schickt jede Mail in den passenden Zweig.
9. Anfrage: Nachricht an dich (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Benachrichtigt dich über neue Anfragen, dringende mit Kennzeichen im Betreff. Beim Import ausgeschaltet.
10. Rechnung: Hinweis an Buchhaltung (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Gibt der Buchhaltung Bescheid. Beim Import ausgeschaltet.
11. Termin: Nachricht an dich (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Erinnert dich an Terminfragen. Beim Import ausgeschaltet.
12. Werbung: nichts tun (Ende): Werbung bleibt einfach liegen.
13. Sonstiges: später ansehen (Ende): Alles andere schaust du selbst an.

Von links nach rechts:

1. Neue E-Mail im Postfach holt neue Mails per IMAP. Das ist das übliche Verfahren, mit dem Mailprogramme Nachrichten abrufen. Abgeholte Mails markiert er als gelesen (Einstellung „Mark as Read“ laut n8n-Doku).
2. Nach Stichwörtern einordnen vergibt Punkte für Anfrage, Rechnung, Termin und Werbung.
3. Unklar? schickt Mails ohne eindeutiges Ergebnis zur KI. Alle anderen gehen direkt weiter.
4. Nach Kategorie verteilen schickt jede Mail in ihren Zweig. Bei einer Anfrage oder Terminfrage bekommst du eine Nachricht, bei einer Rechnung die Buchhaltung einen Hinweis. Bei Werbung und Sonstigem passiert nichts.

Der Ablauf verschiebt und löscht keine Mails. Er benachrichtigt nur. Dringende Anfragen erkennt er an Wörtern wie „dringend“, „sofort“ oder „Frist“ und setzt dann [DRINGEND] in den Betreff deiner Benachrichtigung.

Neben dem Postfach-Eingang gibt es einen Zweig „Test: Start per Klick“ mit 6 erfundenen Mails. Damit probierst du den Ablauf aus, ohne ein Postfach anzuschließen. Die drei Knoten, die Mails versenden, sind beim Import ausgeschaltet. Gesendet wird erst, wenn du sie einschaltest.

So entscheidet die Stichwortsortierung

Jede Kategorie hat eine Wörterliste. Der Ablauf prüft für jedes Wort, ob es im Betreff vorkommt (2 Punkte) und ob es im Text vorkommt (1 Punkt). Die Kategorie mit den meisten Punkten gewinnt, wenn sie mindestens 2 Punkte hat und nicht gleichauf mit einer anderen liegt. Sonst heißt das Ergebnis „unklar“.

Gesucht wird am Wortanfang. „Rechnungen“ passt also zu „rechnung“, auch mit Umlauten und Großschreibung.

Ein Beispiel aus dem Test: Lena Hoffmann schreibt mit dem Betreff „Anfrage: Angebot für neue Website“. Im Betreff stehen „anfrage“, „angebot“ und „website“, das gibt 6 Punkte. Im Text kommen „website“ und „angebot“ vor, das gibt 2 Punkte. Zusammen sind es 8 Punkte für die Kategorie Anfrage, die anderen stehen bei 0.

Unser Testlauf mit 6 Mails

Wir haben den Ablauf am 11. November 2026 in n8n 2.46.7 importiert und über die Kommandozeile ausgeführt, ohne Konto und ohne Editor. Die Mails sind erfunden, die Absender-Adressen enden auf example.com, example.org und example.net. Der Lauf ging ohne Fehler durch. Das kam heraus:

Betreff der Mail	Treffer	Punkte	Ergebnis
Anfrage: Angebot für neue Website	anfrage, angebot, website	Anfrage 8	Anfrage
Dringend: Kostenvoranschlag bis Freitag	kostenvoranschlag, kosten, logo	Anfrage 7	Anfrage, dringend
Ihre Rechnung RE-2026-1042	rechnung, lastschrift, betrag	Rechnung 5	Rechnung
Termin am Donnerstag verschieben?	termin, verschieben, uhr	Termin 7	Termin
Nur heute: 30 % Rabatt auf alles!	newsletter, abmelden, rabatt, nur heute	Werbung 7	Werbung
Kurze Frage	keine	0	unklar, landete bei Sonstiges

Am Ende verteilte der Ablauf die Mails 2, 1, 1, 1 und 1 auf die fünf Zweige. Die beiden Anfragen gingen in den Zweig „Anfrage: Nachricht an dich“, die von Sandra Wolf mit dem Kennzeichen „dringend“. Weil die E-Mail-Knoten ausgeschaltet waren, reichten sie die Daten nur durch. Es wurde nichts gesendet.

Zwei Dinge fallen auf:

• Bei Sandra Wolf zählen „kostenvoranschlag“ und „kosten“ beide, weil beide am Anfang desselben Wortes stehen. Das ist gewollt, kann aber Punkte aufblähen. Ein Wort wie „uhr“ passt aus demselben Grund auch zu „Uhrmacher“.
• Die Mail „Kurze Frage“ hatte keinen einzigen Treffer. Mit eingeschalteter KI wäre sie dorthin gegangen. Ohne KI blieb sie bei „Sonstiges“, was im Test genau so vorgesehen war.

Was der Test nicht zeigt: wie oft der Ablauf bei deinen echten Mails richtig liegt. Sechs Mails sind ein Funktionstest, keine Trefferquote.

Die Stichwörter an dein Geschäft anpassen

Die Wörterlisten stehen im Knoten „Nach Stichwörtern einordnen“, ganz oben im Code. Du musst nichts programmieren, nur Wörter ergänzen oder streichen, in dieser Form:

Anfrage: ['anfrage', 'angebot', 'kostenvoranschlag', 'preis', 'website', 'logo'],

Unser Beispiel ist für eine Webdesignerin geschrieben. Für dich heißt das: Nimm einige echte Mails der letzten Wochen und schau, welche Wörter in deinen Anfragen vorkommen. Eine Schreinerin sucht eher nach „Maß“ oder „Küche“, eine Steuerberaterin nach „Mandat“.

Ein paar Regeln aus dem Aufbau des Ablaufs:

• Zu allgemeine Wörter wie „projekt“ oder „kosten“ erzeugen falsche Treffer.
• Englische Wörter musst du selbst ergänzen. Im Beispiel stehen nur „invoice“ und „unsubscribe“.
• Die Schwelle steht als MINDESTPUNKTE im selben Knoten. Höher bedeutet mehr „unklar“, 1 bedeutet: Ein einziger Treffer reicht.
• Eine neue Kategorie braucht zusätzlich einen neuen Ausgang im Knoten „Nach Kategorie verteilen“.

Wenn die Stichwörter nicht reichen: die KI-Stufe

Hinter „Unklar?“ sitzt ein optionaler Schritt. Nur Mails, bei denen die Stichwörter kein eindeutiges Ergebnis liefern, gehen an die Schnittstelle von Anthropic. Der Ablauf fragt dort Claude Haiku 5.5 nach genau einem Wort: Anfrage, Rechnung, Termin, Werbung oder Sonstiges. Haiku 5.5 ist laut Anthropic für Aufgaben wie Einordnen und Weiterleiten gedacht. Kommt etwas anderes zurück, landet die Mail bei „Sonstiges“.

Der Knoten ist beim Import ausgeschaltet. Du brauchst einen Zugangsschlüssel von Anthropic. Ausgeführt haben wir diesen Schritt nicht.

Was die KI kostet

Anthropic berechnet nach Token, das sind Textstücke. Für Haiku 5.5 nennt Anthropic bei Eingaben bis 100.000 Token 0,10 USD für 1 Million Eingabe-Token und 0,50 USD für 1 Million Ausgabe-Token. Unsere Annahme für eine Mail: 800 Token rein, 100 Token raus.

KI-Kosten für das Einordnen von Mails (Claude Haiku 5.5)

Rechnung	Kosten je Mail	Kosten je 1.000 Mails
800 Token Eingabe, 100 Token Ausgabe	0,00013 USD	0,13 USD
Mit rund 30 % mehr Token, weil Haiku 5.5 anders zählt	0,000169 USD	0,17 USD
Zum Vergleich: Vorgänger Haiku 4.5 (1 und 5 USD je 1 Million Token)	0,0013 USD	1,30 USD

Mit dem EZB-Referenzkurs vom 6. November 2026 (1 EUR = 1,1165 USD) sind 0,13 USD rund 0,12 EUR für 1.000 Mails. Der Kurs ändert sich täglich.

Drei Dinge sind offen:

• Haiku 5.5 „denkt“ standardmäßig. Ob diese Denk-Token als Ausgabe abgerechnet werden, steht nicht auf den Seiten, die wir gelesen haben. Das könnte die 100 Token Ausgabe sprengen.
• Unser Ablauf kürzt den Mailtext auf 300 Zeichen. Die 800 Token gelten eher für längere Mails. Gemessen haben wir den Verbrauch nicht.
• Anthropic nennt für Haiku 5.5 eine Abschaltung frühestens am 7. Oktober 2027. Danach musst du das Modell im Knoten austauschen.

Unser ehrlicher Rat: Starte ohne KI. Wenn nach ein bis zwei Wochen zu viele Mails bei „Sonstiges“ liegen, ergänze zuerst Stichwörter. Die KI lohnt sich erst, wenn deine Mails zu unterschiedlich geschrieben sind.

Datenschutz bei der KI-Stufe

Auch ohne KI-Stufe laufen deine Mails durch das System, in dem n8n läuft. Bei n8n Cloud bietet n8n einen Auftragsverarbeitungsvertrag zum Unterzeichnen an und stellt ein Muster zum Herunterladen bereit. Die Daten liegen bei den gehosteten Tarifen laut n8n in der EU, auf Servern in Frankfurt am Main. Selbst gehostet bleibt alles auf deinem Server. Mehr dazu in n8n selbst hosten oder Cloud und im Vergleich Zapier-Alternativen und Datenschutz.

Was n8n selbst kostet

Für diesen Ablauf reicht der kleinste Cloud-Tarif von n8n Cloud. n8n zählt Ausführungen: ein Lauf des gesamten Ablaufs ist eine Ausführung, egal wie viele Schritte er hat.

n8n: Kosten für diesen Ablauf

Variante	Preis pro Monat	Enthalten
Cloud Starter	20 € bei Jahreszahlung, 24 € bei Monatszahlung	2.500 Ausführungen im Monat
Cloud Pro (Stufe 10.000)	50 € bei Jahreszahlung, 60 € bei Monatszahlung	10.000 Ausführungen im Monat
Selbst gehostet (Community Edition)	kostenlos laut n8n-Doku, Server kommt dazu	fast der volle Funktionsumfang; eine Ausführungsgrenze nennt die Doku nur für bezahlte Tarife

Ob dir 2.500 Ausführungen reichen, hängt von zwei Punkten ab, die wir nicht geprüft haben. Laut n8n-Doku zählen Polling-Trigger, also Trigger, die regelmäßig nachfragen, nur Abfragen mit neuen Daten. Ob das für den IMAP-Trigger so gilt, wissen wir nicht. Und ob er bei mehreren neuen Mails einen Lauf oder mehrere startet, auch nicht. Rechne vorsichtshalber eine Ausführung pro Mail: 2.500 im Monat sind rund 83 Mails pro Tag.

Selbst hosten bringt uns keine Provision. Die Community Edition ist laut n8n-Doku kostenlos, der Server kommt dazu. Wir empfehlen es trotzdem, wenn du dich mit Servern auskennst. Laut n8n-Doku ist n8n Cloud die Wahl, wenn du keine technische Erfahrung hast, und selbst hosten passt, wenn du Infrastruktur und technische Mittel hast. Eine Ausführungsgrenze nennt die Doku für bezahlte Tarife, ob Cloud oder selbst gehostet. Zur kostenlosen Community Edition sagt sie dazu nichts.

n8n 3.0 ist laut Release Notes seit dem 27. Oktober 2026 erschienen, 3.1 seit dem 3. November. Selbst gehostet verlangt n8n ab 3.0 eine Docker-Installation, npm und npx werden nicht mehr unterstützt. Die Seite zu den Änderungen nennt 3.0.0 allerdings noch eine Version im „early access“. Wir haben den Ablauf mit n8n 2.46.7 über die Kommandozeile ausgeführt. Laut npm erschien sie am 9.11.2026. Ob die Datei in 3.x unverändert läuft, haben wir nicht geprüft.

Einrichtung in sieben Schritten

Die Oberfläche von n8n haben wir nie gesehen, weil wir ohne Editor getestet haben. Deshalb beschreiben wir die Schritte allgemein. Wo genau welcher Menüpunkt sitzt, findest du in der n8n-Doku.

1. Datei laden: Lade den Ablauf mit dem Knopf oben herunter. Er enthält keine Zugangsdaten. Importiere ihn in n8n über die Importfunktion für Ablaufdateien.
2. Testzweig ausführen: Starte „Test: Start per Klick“. Die 6 Beispiel-Mails laufen durch, nichts wird gesendet.
3. Postfach anschließen: Trage im Knoten „Neue E-Mail im Postfach“ deine IMAP-Daten ein: Server, Benutzername und Passwort stehen bei deinem Mail-Anbieter. Zugangsdaten gehören in die Zugangsdatenverwaltung von n8n, nicht in den Ablauf.
4. Stichwörter anpassen: Siehe oben.
5. Benachrichtigungen einrichten: Die drei E-Mail-Knoten (Anfrage, Rechnung, Termin) brauchen den SMTP-Zugang deines Anbieters, das ist der Server für ausgehende Mails. Ersetze die Platzhalter-Adressen wie deine-adresse@example.com durch echte Empfänger und schalte die Knoten ein.
6. Optional die KI: Schlüssel eintragen, Datenschutz klären, Knoten einschalten.
7. Ablauf einschalten und beobachten: Lies in den ersten Tagen die Ausführungen gegen. Werbung und Sonstiges bleiben in deinem Posteingang, als gelesen markiert. Dort siehst du, was durchgerutscht ist.

Noch nie einen Ablauf gebaut? Dann starte mit Die erste Automatisierung in 30 Minuten.

Variante mit Make (nur beschrieben)

Make ist die bekannteste Alternative zu n8n. Wir haben diese Variante nicht gebaut und nicht ausgeführt. Das steht dazu in der Doku von Make:

• Make hat eine App „Email“. Du verbindest sie mit einem IMAP-Postfach („Others IMAP“), mit einem Gmail-Konto oder über Microsoft SMTP/IMAP OAuth. Welches Modul neue Mails abholt, haben wir nicht geprüft.
• Für die KI führt Make in seiner Tabelle der Datenzonen die Modellfamilie „Anthropic Claude“ auf, darunter Haiku 5.5. Welches Modul du im Szenario dafür nimmst, haben wir nicht geprüft.
• Router und Filter, mit denen du nach Kategorien verzweigst, kosten keine Credits. Make rechnet seit dem 27. August in Credits. Den Punktezähler müsstest du mit Filtern nachbauen oder mit der Code-App, die 2 Credits pro Sekunde Laufzeit kostet. Wie das im Einzelnen geht, haben wir nicht ausprobiert.
• Ein Auslöser, der regelmäßig nachfragt, kostet bei jeder Prüfung 1 Credit, auch ohne neue Mail. Bei einer Prüfung alle 15 Minuten sind das 96 mal 30 gleich 2.880 Credits im Monat, bevor die erste Mail ankommt. Der Free-Tarif hat 1.000 Credits. Core mit 10.000 Credits kostet laut Preisseite 11 USD pro Monat bei Jahreszahlung und 16 USD bei Monatszahlung.
• Bei Make heißt „EU-Zone“ nicht, dass alles in der EU bleibt. Wer eine eigene KI-Verbindung nutzt, verliert laut Make die EU-Zusage.

Die Rechnung zwischen beiden Werkzeugen steht in Make oder n8n.

Grenzen

• Stichwörter sind keine Intelligenz. Ironie, Tippfehler und Mails ohne bekannte Wörter erkennt der Ablauf nicht. Dafür ist die KI-Stufe da.
• Stichwörter sucht der Ablauf im Betreff und im ganzen Mailtext. Benachrichtigungen enthalten Betreff, Absender und einen Auszug von 300 Zeichen; an die KI gehen nur Betreff und Auszug. Anhänge schaut der Ablauf nicht an.
• Verschieben fehlt. Der Ablauf legt nichts in Ordner. Er sagt dir nur Bescheid. Jede abgeholte Mail markiert er als gelesen, auch Werbung und Sonstiges.
• Unser Test war klein. Er belegt, dass der Ablauf läuft und rechnet, nicht, wie gut er bei dir trifft.
• Nicht geprüft: der IMAP-Abruf, der Mailversand, die KI-Antwort und die Zählung der Ausführungen bei n8n Cloud.
• Erreichst du das Limit deines Starter-Tarifs: Bei den Überschreitungsgebühren steht für Starter „Capped“. Im Hinweistext dazu schreibt n8n: „Starter and Pro are capped and have no overages.“ Also gedeckelt und ohne Überschreitungsgebühren. Was dann mit deinen Abläufen passiert, steht nicht eindeutig auf der Preisseite.

Als nächsten Schritt kannst du aus einer Anfrage direkt ein Angebot machen lassen: Angebote automatisch aus Anfragen erstellen. Was solche Abläufe insgesamt kosten, steht in Was kostet Automatisierung pro Monat wirklich.