E-Rechnungen im Postfach erkennen und auslesen

Seit 2025 können Rechnungen als XML-Datei kommen. Öffnet man sie, sieht man nur Code. Dieser Ablauf erkennt E-Rechnungen im Format CII oder UBL (die beiden XML-Schreibweisen der XRechnung) im Postfach, liest die wichtigen Angaben aus, legt die Datei unter einem lesbaren Namen ab und trägt sie in eine Eingangsliste ein (CSV-Datei, Spalten durch Semikolon getrennt).

So läuft der Ablauf

1. Holt neue, ungelesene Mails per IMAP, markiert sie als gelesen und gibt nur die XML-Anhänge weiter.
2. Sucht im XML nach dem Element CrossIndustryInvoice (CII) oder Invoice (UBL) und erkennt so, ob es eine Rechnung in einem der beiden Formate ist. Die XRechnung-Kennung prüft er nicht.
3. Liest Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Währung und Zahlbetrag, dazu das Fälligkeitsdatum, wenn die Rechnung eines angibt.
4. Legt die Datei als Datum_Verkäufer_Nummer_BetragWährung.xml ab, zum Beispiel 2026-11-03_Muster-Hosting-GmbH_RE-2026-5521_23,80EUR.xml, und schreibt eine Zeile in die Eingangsliste (CSV).
5. XML-Dateien ohne erkennbare Rechnung meldet er dir per E-Mail. Dieser E-Mail-Knoten ist beim Import ausgeschaltet; bis du ihn einschaltest, wird so eine Datei weder abgelegt noch gemeldet. Optional lädt er die Rechnung zu Lexware Office hoch.

Womit er läuft und was er braucht

• selbst gehostetes n8n (Dateien auf der Festplatte)
• IMAP-Zugang
• SMTP-Zugang für den Hinweis bei Dateien ohne erkennbare Rechnung
• einen Ordner für E-Rechnungen
• optional Lexware Office für den Upload (laut Preisseite gehört die Schnittstelle zum Tarif XL)

Läuft nur auf einem selbst betriebenen n8n, weil er Dateien auf der Festplatte speichert. In der n8n Cloud bleiben solche Dateien laut n8n-Doku nicht erhalten.

Was kostet das im Monat?

60 E-Rechnungen im Monat, 7 Schritte. Für Make nimmt der Rechner an, dass das Postfach alle 15 Minuten abgefragt wird.

• n8n Cloud: 60 Ausführungen, Tarif Starter für 20 € im Monat bei Jahreszahlung.
• Make: 3.240 Credits, Tarif Core für 11 USD im Monat bei Jahreszahlung.
• Selbst gehostet: Server-Beispiel 8,55 € brutto im Monat, kostenlose Community Edition, Server und Pflege kommen dazu.

Mit deinen Zahlen rechnen

Was rechtlich gilt

Laut § 14 und § 27 UStG ist zwischen inländischen Unternehmen seit 1. Januar 2025 die E-Rechnung vorgesehen. Empfangen musst du sie deshalb praktisch seit 2025 können. Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 darf eine Rechnung noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format (zum Beispiel PDF) kommen. Für Umsätze des Jahres 2027 gilt das nur noch, wenn der Aussteller im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte. Dazu kommt eine zweite Ausnahme: ein anderes elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers, wenn die Rechnung per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird. Für Umsätze ab 2028 laufen diese Übergangsregeln aus. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt laut § 14 Abs. 2 UStG nur, wenn beide Seiten im Inland (oder in den Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG, etwa Freihäfen) ansässig sind, und nicht für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV): Sie dürfen laut Verordnung immer als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden, müssen also keine E-Rechnung sein. Dasselbe gilt laut § 34a UStDV für Rechnungen von Kleinunternehmern.

Formate: XRechnung (aktuell Version 3.0, laut KoSIT bleibt sie bis mindestens 31. Juli 2027 in Kraft; die Vorversion von XRechnung 4.0 erschien im September 2026) und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei im PDF (Dateiname laut FeRD „factur-x.xml“ oder „xrechnung.xml“). Die liest dieser Ablauf nicht aus.

Österreich: Die e-Rechnungs-Verordnung verpflichtet Vertragspartner zur e-Rechnung im Verkehr mit Bundesdienststellen. Ob es darüber hinaus Pflichten gibt (etwa zwischen Unternehmen), sagt sie nicht und haben wir nicht geprüft. Das ist keine Rechtsberatung.

Grenzen

• Liest nur XML-Anhänge, keine ZUGFeRD-PDFs.
• Erkennt das Format an der Suche nach dem Element CrossIndustryInvoice (CII) oder Invoice (UBL) und nennt jede so erkannte Rechnung „XRechnung“. Eine Datei zählt schon mit, wenn ein solches Element irgendwo in ihr steht, nicht nur ganz außen. Die Kennung der XRechnung prüft er nicht, andere Rechnungen in CII oder UBL gehen also auch durch.
• Prüft nicht, ob die Rechnung formal gültig ist (keine Validierung nach XRechnung-Regeln). Er prüft nur, ob Nummer, Datum, Verkäufer und Betrag gefunden wurden.
• Die Eingangsliste hat keine Kopfzeile und wurde in keinem Tabellenprogramm geöffnet.
• Getestet mit selbst gebauten Beispieldateien, nicht mit echten Rechnungen und nicht mit den KoSIT-Beispielen. Die Stellen im XML, an denen der Ablauf sucht, entsprechen aber den Beispielrechnungen der KoSIT (CII und UBL).